Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
1/ Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi sont collectés par Agence Seize RIPPLE MARKS (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls la Direction et les chefs de services concernés et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques, des agences d’intérim ou des cabinets de recrutement.
2/ Données-prospects B2B, demandes de renseignement, de devis et de rappel
Des données et renseignements sur nos clients potentiels B2B sont enregistrés par Agence Seize RIPPLE MARKS qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information concernant des personnes ou des interlocuteurs d’entreprises-clientes potentielles (états civils, fonction professionnelle, adresse, email, …) est la gestion de la relation-prospect B2B, l’étude du projet, des besoins et la gestion de relation précontractuelle. Seuls la Direction et le personnel commercial sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’agence de communication globale. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
3/ Dossiers des clients B2B
Des informations personnelles dans les dossiers-clients sont enregistrées par Agence Seize RIPPLE MARKS qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (états civils, profession, e-mail, adresse, téléphone, données de facturation, …) est la gestion de la relation client, la comptabilité, le suivi de projet. Seuls la Direction et le personnel administratif, commercial ou opérationnel en relation avec le client concerné peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission. Nous signalons que, dans le cadre de certaines missions pour lesquelles nous sommes mandataires au nom de nos clients, nous sommes susceptibles de transférer certaines données à des organismes ou des entreprises tiers pour assurer les besoins de ces missions (enregistrement de nom de domaine par exemple). La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une mission basée sur une proposition commerciale acceptée ou notre intérêt légitime en tant qu’agence de design et de communication globale ou l’obligation légale liée à une législation en vigueur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
4/ Jeux de données fournis par nos clients, données collectés par nos clients via nos outils, hébergement-web
Dans le cadre de missions confiées, des données personnelles de tout type (clients, prospects, employés, fournisseurs, invités, …) appartenant à nos clients sont enregistrés par Agence Seize RIPPLE MARKS en tant que sous-traitant. Le responsable de traitement est le client délégataire de la mission concernée. La finalité est l’étude du projet, la préparation, l’exécution, le suivi et le recettage de la mission confiée : emailing, développement de sites web, hébergement-web, applications, publipostage, statistiques, veilles, événementiels, … Seuls la Direction et le personnel interne ou externalisé en relation avec le client concerné ou en charge de la mission peuvent accéder aux données nécessaires. Nous signalons que, dans le cadre de certaines missions pour lesquelles nous sommes mandataires au nom de nos clients, nous sommes susceptibles de transférer certaines données à des organismes ou des entreprises tiers pour assurer les besoins de ces missions (enregistrement de nom de domaine, outils SaaS ou datacenter par exemple). La durée maximale de conservation des données est fixée à la fin de la relation contractuelle (hors éléments nécessaires en cas des contrôles institutionnels ou litiges qui seront conservés au maximum 5 ans après la fin de la relation contractuelle). La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une mission basée sur une proposition commerciale acceptée ou notre intérêt légitime en tant qu’agence de communication globale ou l’intérêt légitime du client-délégant de la mission ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou un obligation légale liée à une législation en vigueur.
5/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par Agence Seize RIPPLE MARKS qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
6/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par Agence Seize RIPPLE MARKS (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables nominatives. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
7/ Newsletters, invitations et émargements à des événements organisés par Agence Seize RIPPLE MARKS
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, élus, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation voire d’émargement à des évènements peut être mis en place par Agence Seize RIPPLE MARKS qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@agenceseize.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
8/ Newsletters, invitations et émargements à des événements organisés par nos clients
Un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par Agence Seize RIPPLE MARKS en tant que sous-traitant. Le responsable de traitement est le client qui a missionné Agence Seize RIPPLE MARKS. Si vous ne souhaitez plus faire partie des listes de diffusion ou d’invitation, vous pouvez contacter notre client-commanditaire concerné ou utiliser les outils automatiques de radiation éventuellement disponibles dans les vecteurs utilisés. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons à nos clients le cadre légal pour la diffusion d’emailing : https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-electronique. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés (sous réserve de faisabilité technique) ou à la fin des litiges possibles s’il y a lieu. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou l’exécution d’une mission basée sur une proposition commerciale acceptée ou notre intérêt légitime en tant qu’agence de communication globale ou l’intérêt légitime du client-délégant de la mission ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou une obligation légale liée à une législation en vigueur.
9/ Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité des appels téléphoniques (sans enregistrement sonore des communication) a été mis en place par Agence Seize RIPPLE MARKS qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (téléphone entrant ou sortant et durée des appels) est le contrôle de dépenses et gestion de appels en absence. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
10/ Architecture informatique sécurisée
Nos données et les données de nos clients sont principalement hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos datacenters externalisés (parfois hors EU mais certifiés Privacy Shield ainsi que iso27001 dans certains cas). En matière d’outils certifiés Privacy Shield qui transfèrent les données hors EU, nous signalons notamment l’utilisation de Mailchimp®, Gmail®, Gdrive®, Trello®, Slack®, Amazon® Cloud, …
11/ Vos droits
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocat externalisé, mandataire judiciaire, cabinet externalisé de recouvrement, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@agenceseize.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, Agence Seize, 8 allée BACO 44000 Nantes. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
